一、功能及要求：

一、項目名稱

****流動人員人事檔案數(shù)字化服務(wù)項目

二、項目預(yù)算：1,989,600元

三、項目基本情況

本項目系為滿足****流動人員人事檔案數(shù)字化工作需求，通過委托第三方專業(yè)機構(gòu)（企業(yè)）來提供相關(guān)的檔案數(shù)字化服務(wù)工作，要求中標供應(yīng)商依照招標文件、采購合同以及采購方在實施過程中所提出的具體要求和工作安排來完成約定數(shù)量的流動人員人事檔案數(shù)字化服務(wù)。

中標供應(yīng)商需要注意項目所存在的特殊情況：我中心現(xiàn)有伍家?guī)X庫房和華夏庫房，兩處檔案庫房因場地條件限制，中心可提供伍家?guī)X庫房作為項目實施的工作場地。（中標供應(yīng)商可自行組織現(xiàn)場踏勘了解情況）

二、相關(guān)標準：

參考及依據(jù)的標準

1、《中華人民**國檔案法》

2、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2017）

3、《****辦公廳印發(fā)》（中辦發(fā)[2018]60號）

4、《關(guān)于印發(fā)、的通知》（湘人服[2021]13號）

5、《**省檔案數(shù)字化工作安全保密管理暫行辦法》

6、采購人自行出具的文件材料歸檔范圍及保管期限參考標準等相關(guān)文件要求。

上述標準如有不足之處或未能達到國家最新標準時，中標供應(yīng)商應(yīng)使實施及選用的設(shè)備和材料符合最新國家標準、規(guī)范。

三、技術(shù)規(guī)格：

技術(shù)及質(zhì)量要求

參照湘人服〔2021〕13號：關(guān)于印發(fā)《**省流動人員人事檔案整理工作標準》、《**省流動人員人事檔案數(shù)字化掃描工作標準》的通知、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）、 《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》（檔發(fā)〔2016〕6號）、《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范(GB_T_33870-2017)》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》文檔中對于檔案數(shù)字化的描述。提出以下要求:

1、分類要求

第一類：履歷類材料。主要有《干部履歷表》和干部簡歷等材料。

第二類：自傳和思想類材料。主要有自傳、參加黨的重大教育活動情況和重要黨性分析、重要思想?yún)R報等材料。

第三類：考核鑒定類材料。主要有平時考核、年度考核、專項考核、任（聘）期考核，工作鑒定，重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)，援派、掛職鍛煉考核鑒定，黨組織書記抓基層黨建評價意見等材料。

第四類：學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓類材料。****中學以來取得的學歷學位，職業(yè)（任職）資格和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱），當選院士、入選重大人才工程，發(fā)明創(chuàng)造、科研成果獲獎、著作譯著和有重大影響的論文目錄，政策理論、業(yè)務(wù)知識、文化素養(yǎng)培訓和技能訓練情況等材料。

第五類：政審、審計和審核類材料。主要有政治歷史情況審查，領(lǐng)導干部經(jīng)濟責任審計和自然**資產(chǎn)離任審計的審計結(jié)果及整改情況、履行干部選拔任用工作職責離任檢查結(jié)果及說明，證明，干部基本信息審核認定、干部人事檔案任前審核登記表，廉潔從業(yè)結(jié)論性評價等材料。

第六類：黨、團類材料。主要有《中國共產(chǎn)黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、培養(yǎng)教育考察，黨員登記表，停止黨籍、恢復(fù)黨籍，退黨、脫黨，保留組織關(guān)系、恢復(fù)組織生活，《中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書》、入團申請書，****民主黨派等材料。

第七類：表彰獎勵類材料。主要有表彰和嘉獎、記功、授予榮譽稱號，先進事跡以及撤銷獎勵等材料。

第八類：違規(guī)違紀違法處理處分類材料。主要有黨紀政務(wù)處分，組織處理，法院刑事判決書、裁定書，**機關(guān)有關(guān)行政處理決定，有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門對干部有失誠信、違反法律和行政法規(guī)等行為形成的記錄，人民法院認定的被執(zhí)行人失信信息等材料。

第九類：工資、任免、出國和會議代表類材料。主要有工資待遇審批、參加社會保險，錄用、聘用、招用、入伍、考察、任免、調(diào)配、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休、辭職、辭退，公務(wù)員（參照公務(wù)員法管理人員）登記、遴選、選調(diào)、調(diào)任、職級晉升，職務(wù)、職級套改，事業(yè)單位管理崗位職員等級晉升，出國（境）審批，當選黨的代表大會、人民代表大會、政協(xié)會議、群團組織代表會議、民主黨派代表會議等會議代表（委員）及相關(guān)職務(wù)等材料。

第十類：其他可供組織參考的材料。主要有畢業(yè)生就業(yè)報到證、派遣證，工作調(diào)動介紹信，國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關(guān)內(nèi)容的復(fù)印件和體檢表等材料。

對第四類和第九類進行二級分類。第四類材料二級分類為：（1）學歷學位材料；（2）職業(yè)(任職)資格考試材料和評(聘)專業(yè)技術(shù)(職務(wù))材料；（3）反映個人科研學術(shù)水平的材料;（4）培訓材料。第九類材料二級分類為：（1）工資情況材料;（2）任免材料；（3）出國、出境材料；（4）參加會議的代表登記表等其他材料。

對內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別。如以自傳為主的履歷或簡歷材料歸第二類：履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類；學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第四類；干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；**省流動人員登記表為第一類。

屬于歸檔范圍的重復(fù)材料，在材料右上角用2B鉛筆注明“重”的字樣，統(tǒng)一放入“參考材料”袋中。

注意：①黨校學員考核登記表、入黨積極分子培訓學員考核登記表，有入黨材料歸入6類；沒有入黨材料歸入4-4類。

②所有材料按照時間順序排序，除開4-1類學歷材料，6類黨團類材料。學歷材料順序一般為入學登記表、學籍表、每學年考核測評表、學生體質(zhì)健康卡片、成績表、畢業(yè)生登記表、授予學位材料。黨團類材料一般順序為入團志愿書、入團申請書、入黨志愿書、入黨申請書、入黨轉(zhuǎn)正申請書、其他黨團材料。

③材料后寫了同意招工的歸入9-2類。

④運動員入隊、退隊，當兵入伍、退伍材料歸入9-2類。

⑤除開部隊材料、學歷成套材料（包括學歷認證查詢材料）、黨團材料（入黨自傳、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、入黨積極分子培養(yǎng)考察登記表、預(yù)備黨員培養(yǎng)考察登記表）、處分類自查材料，其余材料均要蓋章才可歸入正本。

2、材料排序

（1）材料排列應(yīng)按大類、二級分類和材料形成時間或材料之間的內(nèi)在聯(lián)系進行排序，其中第一、二、二、四、七、九類按時間先后依次排序，第五、八類先按時間先后順予依次排列每一個問題，然后再對一個問題內(nèi)的材料進行排列，依次為：上級批復(fù)、結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告、證明材料、本人檢討或交待材料等。第六類先按時間先后順序依次排列團員、黨員材料，然后將入團志愿書排列在團員其他材料之前，將入黨志愿書排列在黨員其他材料之前，第十類先按材料類型再按時間順序依次排列就業(yè)報到證、體檢表、婚育材料、工傷失業(yè)材料以及其他可供參考的有價值的材料等。

（2）每個類別中的材料排序后，應(yīng)在每份材料首頁的右上角編寫類號**序號。

（3）在每頁材料右下角按卷逐頁編寫頁數(shù)，除《體格檢查表》所附心電圖不編頁外，其他有圖文的頁面每面計為一頁，有封面的材料從封面開始計算，A3頁面材料為一個整體版面的計為一頁不能拆分，頁碼不得出現(xiàn)錯頁、漏頁、頁次顛倒等現(xiàn)象。

（4）類別號、順序號、頁數(shù)統(tǒng)一用2B鉛筆書寫，要求字跡工整，大小以宋體四號為宜。

（5）不得出現(xiàn)漏編、跳編頁碼等現(xiàn)象；裝訂需整齊，不得出現(xiàn)掉頁、不齊的現(xiàn)象。只有邊框無字（印刷字、手寫字）的或空白頁不需要編寫頁碼。

3、材料編目

（1）根據(jù)檔案材料類別排列順序及檔案材料目錄的格式包括序號、材料名稱、材料形成時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注），逐份逐項地進行填寫。

（2）序號：每份材料編寫錄入一條目錄，用阿拉伯數(shù)字表示順序號，每類從“1”開始。

（3）材料名稱：根據(jù)材料題目填寫。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，字數(shù)一般不超過20個漢字，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

（4）材料形成時間：一般采用材料落款標明的最后時間。

（5）份數(shù)：以每份完整的材料為一份（包括附件）。

（6）頁數(shù)：填寫每份材料的頁碼數(shù)。

（7）備注：填寫需要說明的情況。

注意： ①嚴格校對材料名稱、日期、材料類別，杜絕錯字的出現(xiàn)。

②時間按照材料中最晚時間錄入，如材料中沒有時間信息則不需要錄入時間。

③部分檔案的成文日期為手寫或打印字體模糊，造成日期判斷模棱兩可的，可看材料內(nèi)容是否有其他日期。如有則錄入其他日期，沒有的話結(jié)合前后材料判斷日期。

4、祛釘修整技術(shù)加工

（1）每份材料上的曲別針、大頭針及有銹跡的釘書針等金屬裝訂物必須拆除，拆除裝訂物時不得損壞原始材料。

（2）每份材料須保證各自獨立，嚴禁將多份（頁）材料以縫紉、裱糊等形成粘連在一起，也不允許將單份材料人為拆分。

（3）紙張折皺不平的材料應(yīng)進行壓平。

（4）紙張破損的材料應(yīng)進行修裱，修裱托紙與原載體粘結(jié)牢實，但不得影響材料翻閱。

（5）沒有足夠裝訂位的頁面，需用材質(zhì)、顏色相近的紙張加邊后再裝訂。

（6）修裱件應(yīng)舒展平整，無皺紋，無起泡，拼對裂縫應(yīng)準確無誤，無變形走樣、無損壞原載體和字跡。

5、檔案裝訂、質(zhì)檢

（1）裝訂前應(yīng)核對目錄與材料無誤。

（2）將全卷材料靠左下對齊，檔案材料和目錄來用國際標準A4紙型（297×210mm)，材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊，采用側(cè)三孔一線裝訂法，確保三點一線，系線送進適度�？拙嘁�(guī)格：A4紙型的人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、****中心算起）83mm，下孔距材料底邊 54mm，孔中心距左邊沿 12mm，孔直徑為5mm。

（3）應(yīng)沿裝訂邊適當處打孔，不觸及檔案內(nèi)容，不允許使用電鉆打孔。檔案**有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。

（4）檔案整理裝訂成卷后，應(yīng)逐卷檢查案卷裝訂質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)檔案不完整、文件顛倒、順序錯誤及裝訂不符合規(guī)范等情況應(yīng)重新整理裝訂。

（5）在檔案整理過程中，應(yīng)及時分批次按標準對檔案整理進行質(zhì)檢，經(jīng)質(zhì)檢合格后，方能入庫。

（6）在整理完成的檔案前添加采購人指定的封面。

（7）將檔案裝入已嵌入RFID的檔案盒（袋）中進行保存。

6、檔案掃描

（1）一般檔案用普通平板掃描儀進行掃描；紙張狀況較好的檔案可用高速掃描儀掃描，以提高工作效率。

（2）紙質(zhì)檔案掃描應(yīng)采用連續(xù)色調(diào)圖像方式。

（3）掃描分辨率應(yīng)采用300dpi；掃描色彩模式應(yīng)采用24位的彩色模式進行掃描。

（4）進行圖像掃描時必須保持圖片的完整性、清晰度且圖像須與原件一致，不得出現(xiàn)漏掃、重掃等現(xiàn)象。

（5）如在掃描過程中遇到紙張狀況較差、紙張過薄、紙張過軟等情況的檔案材料，應(yīng)在背面加墊一頁或多頁白紙后掃描以降低背透，保證圖像清晰度。

（6）掃描文件格式要求：統(tǒng)一保存為JPG格式。

注意：圖像不完整、不清晰或失真較大時，應(yīng)重新掃描；避免漏掃、重掃、多掃；確保圖像排列順序與檔案原件一致。

7、圖像處理

（1）在掃描過程中如出現(xiàn)的偏斜圖像情況，應(yīng)當對偏斜圖像進行整體糾正，數(shù)字圖像整體的偏斜度不得超過0.5度，不得出現(xiàn)圖像的部分傾斜或扭曲進而影響閱讀的現(xiàn)象，如原始材料存在部分傾斜，以頁面中標題糾正為準。

（2）圖像處理必須保證文字清晰，便于清楚閱讀。

（3）如出現(xiàn)圖像正文區(qū)影響可懂度的雜質(zhì)、非正文區(qū)影響整潔度的雜質(zhì)、黑邊、污點、裝訂孔印等現(xiàn)象，須針對以上情況及其他影響圖像清晰度、可懂度的情況進行去除處理。處理后達到文字版面外的不留暗影，無干擾信息，但應(yīng)遵循在不影響可懂

度的前提下展現(xiàn)原貌的原則。

（4）圖像尺寸應(yīng)與檔案材料尺寸基本保持一致，B5、A4幅面的以A4為準，B4、A3幅面的以A3為準，小于B5幅面的以實際尺寸為準，且圖像長寬比例應(yīng)與紙質(zhì)檔案長寬比例一致。

（5）在不影響圖像內(nèi)容清晰前提下，應(yīng)進行去除圖像背景底色處理操作。

（6）在不影響圖像內(nèi)容可懂度的前提下，應(yīng)盡量去除背透圖文。

（7）處理后的圖像內(nèi)容必須完整且與紙質(zhì)檔案一致，圖像位置應(yīng)居中，保持圖像的整潔、美觀。

（8）處理完畢后對印刷體檔案材料進行OCR識別并保存識別結(jié)果。

8、數(shù)據(jù)掛接

（1）經(jīng)掃描處理的檔案圖像文件的總數(shù)應(yīng)當與紙質(zhì)檔案整理著錄的目錄數(shù)據(jù)庫中的掛接記錄總數(shù)保持一致。存儲的單份圖像文件應(yīng)當與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的名稱、檔案編號、順序號和頁數(shù)保持一致。

（2）每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案編號**序號，應(yīng)保證其的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供必要前提。

9、質(zhì)檢與存儲備份

（1）在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)及時分批次按標準對檔案數(shù)字化成果進行質(zhì)檢，檢查內(nèi)容包括：圖像數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接等。目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件掛接錯誤或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時均應(yīng)標注為“不合格”，應(yīng)視情況進行返工或修改后，重新進行質(zhì)檢。

（2）經(jīng)質(zhì)檢合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行存儲備份。注：需進行OCR識別和格式轉(zhuǎn)換:對經(jīng)處理合格后的彩色圖像(JPG、TIF)進行OCR識別，并按“卷”為單位轉(zhuǎn)換成雙層PDF，檔案內(nèi)容為印刷文字的要求進行OCR識別并保存為雙層PDF，檔案內(nèi)容為手寫文字的可轉(zhuǎn)換成單層PDF。PDF格式圖像應(yīng)進行像素縮小和壓縮處理，轉(zhuǎn)換后圖像顏色應(yīng)與原件保持一致。為縮小文件容量，保證在網(wǎng)絡(luò)上快速傳輸，采用300DPI分辨率，保證圖像清晰可讀。

（3）備份存儲載體的選擇應(yīng)多樣化，實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

（4）備份載體應(yīng)當明確標識，便于備份數(shù)據(jù)的管理、檢索和利用。

（5）采取必要的技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)安全、完整、不被篡改。備份的載體應(yīng)當確保安全可用和數(shù)據(jù)可讀。

四、交付時間和地點：

1、實施時間：合同簽訂之日起計算，本年度任務(wù)需要六個月內(nèi)完工。

2、實施地點：采購人指定地點。

3、具體要求：

（1）中標供應(yīng)商應(yīng)在簽訂合同前成立項目組，根據(jù)中標方案制定人員配置、項目實施計劃及保證措施，并報請采購人同意。合同簽訂后15個工作日內(nèi)，有關(guān)掃描加工軟、硬件設(shè)備等進駐場地，完成場地布置。合同簽訂后30個工作日內(nèi)，完成駐場工作人員進場工作。由中標供應(yīng)商負責項目場地的騰空工作（需要將原有場地辦公設(shè)備運放到指定位置）。

（2）因本次檔案數(shù)字化加工數(shù)量大，為確保順利完成本項目工作，中標供應(yīng)商擬投入本項目的駐場工作人員不得少于25人，駐場前應(yīng)向采購人提交駐場工作人員與中標供應(yīng)商簽訂的勞動合同、參保證明及崗前培訓紀錄等復(fù)印件資料方能駐場（符合法律規(guī)定不需簽訂勞動合同或不需參保的人員應(yīng)單獨說明并提供駐場工作人員與中標供應(yīng)商建立事實勞動關(guān)系或勞務(wù)關(guān)系的其他資料以及已購買意外險復(fù)印件），駐場工作人員本人應(yīng)知曉并認可其與采購人無任何勞動或勞務(wù)關(guān)系；項目實施過程中要求駐場項目負責人必須常駐采購人單位，駐場工作人員及駐場項目負責人不得隨意更換、調(diào)離，若確需更換、調(diào)離須征得采購人同意，如駐場項目負責人不能勝任本項目管理工作，采購人有權(quán)要求中標供應(yīng)商更換駐場項目負責人。

（3）中標供應(yīng)商須記錄項目實施過程信息，加強全過程管理，并將加工過程記錄材料移交采購人。制定并嚴格執(zhí)行流程規(guī)范、過程管理規(guī)范，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改，若發(fā)現(xiàn)問題未能及時整改，將影響項目驗收。

（4）中標供應(yīng)商開展檔案數(shù)字化中介服務(wù)應(yīng)遵守《**省檔案數(shù)字化工作安全保密管理暫行辦法》的相關(guān)規(guī)定。

五、服務(wù)標準：

五、保密、責任事故及賠償

1、中標供應(yīng)商必須與采購人簽訂保密協(xié)議書，明確保密范圍、保密要求及泄密責任。中標供應(yīng)商與駐場工作人員應(yīng)同步簽訂保密協(xié)議，并將保密協(xié)議副本提交采購人備案保存。

（1）中標供應(yīng)商因服務(wù)工作接收、完成的工作成果，屬于采購人所有，未經(jīng)采購人同意，不得以任何形式對外披露。

（2）嚴禁在工作場地使用U盤等各類移動存儲介質(zhì)，連接互聯(lián)網(wǎng)等任何有復(fù)制、傳輸功能的設(shè)備及媒介。

（3）嚴禁將工作中接受、掌握的資料帶出工作場所。

（4）嚴禁與服務(wù)工作無關(guān)的人員進入工作場所。

（5）未經(jīng)采購人同意，嚴禁在工作場所使用錄音、錄像、拍照設(shè)備。

（6）嚴禁在服務(wù)過程中私自截留、銷毀、拷貝、抄錄檔案資料等違規(guī)行為。

（7）檔案管理人員應(yīng)當認真執(zhí)行《中華人民**國保守國家秘密法》，遵守保密制度和保密紀律，對密級的檔案內(nèi)容不泄密、失密，確保檔案的安全。

（8）法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定不宜公開的檔案，其查詢范圍和方式按法律、法規(guī)、和有關(guān)規(guī)定辦理。

2、因中標供應(yīng)商過失或過錯造成檔案丟失、缺失、損毀等應(yīng)承擔相應(yīng)責任，并協(xié)議約定處理與賠償，法律法規(guī)對賠償計算方法和賠償額度有規(guī)定的從其規(guī)定。

六、安全管理要求

1、場所安全管理

（1）由采購人免費提供****加工場所，并配備和管理視頻監(jiān)控設(shè)備；中標供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)情況，及時開展項目過程中場地的防水、防火等“九防”工作，保證項目過程中的檔案安全。配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待整理和已整理的檔案。

（2）中標供應(yīng)商服務(wù)團隊須嚴格遵守各類工作紀律。駐場工作人員存放隨身物品應(yīng)配專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置：****加工場所的駐場工作人員嚴禁攜帶手機、相機、攝像機、筆記本電腦、各類移動存儲介質(zhì)等個人信息設(shè)備和其他與工作無關(guān)的私人物品。未經(jīng)采購人允許，嚴禁在工作場所使用錄音、錄像、拍照設(shè)備。****加工場所的任何物品帶離場所。駐場工作人員名稱、工作區(qū)域標志清楚，管理有序。****加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的有、無線網(wǎng)絡(luò)（連外網(wǎng)）功能，并定期進行相關(guān)檢測。

（3）駐場工作人員****加工場所內(nèi)從事與檔案數(shù)字化加工無關(guān)的活動。****加工場所內(nèi)喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火****加工場所。嚴禁駐場工作人員在非工作時****加工場所，非檔案管理服務(wù)人員不****加工場所。

2、崗位安全管理

（1）中標供應(yīng)商應(yīng)建立權(quán)責明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責任制明確各崗位的安全保密責任。不得涂改、抽取、撤換、偽造、損毀檔案材料，不得泄露或擅自復(fù)制、拍攝、向外公布檔案內(nèi)容。不得私自截留、銷毀、拷貝、抄錄檔案資料。

（2）應(yīng)加強對駐場工作人員的安全教育培訓，提**全防護意識，提升人員安全素質(zhì)。

（3）駐場工作人員崗位變動時，應(yīng)履行交接手續(xù)。交接材料應(yīng)由交接雙方簽字確認后歸入項目存檔。

3、檔案實體安全管理

（1）檔案移交、數(shù)字化加工時，應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案出入庫的登記和交接手續(xù)，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、交接時間和經(jīng)辦人等。

（2）檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)建立檔案流程單，流程單包括檔案號、工序、經(jīng)手人、時間等，流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。

（3）正在進行數(shù)字化加工的人事檔案應(yīng)專人專柜保管，每天入柜保存，不應(yīng)在工位上留存過夜。

（4）數(shù)字化加工完畢的檔案應(yīng)及時歸還，并采用符合檔案安全的方式運輸完成上架工作。

4、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全管理

（1）檔案數(shù)字化加工設(shè)備（計算機、打印機、掃描儀等）的使用、管理、維修、報廢等應(yīng)符合信息設(shè)備使用保密管理的有關(guān)規(guī)定。

（2）檔案數(shù)字化加工使用的計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如 USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

（3）與檔案數(shù)字化加工相關(guān)的計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備不應(yīng)連接互聯(lián)網(wǎng)及其它公共信息網(wǎng)絡(luò)；禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備；除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，數(shù)字化加工計算機不得安裝與加工無關(guān)的軟件。

（4）檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)，準確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

（5）檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。

（6）用于人事檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴禁與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用；非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介****加工場所。

維護與售后要求

1、中標供應(yīng)商需為本項目提供五年的免費售后服務(wù)期，售后服務(wù)期自采購人在成果驗收單上簽字之日起計算。

2、售后服務(wù)期內(nèi)，中標供應(yīng)商負責對其提供的成果進行維護，不再收取任何費用，但不可抗力（如火災(zāi)、雷擊等）造成的故障除外。

3、中標供應(yīng)商對采購人的服務(wù)通知應(yīng)在1小時內(nèi)電話響應(yīng)，一般問題應(yīng)在24小時內(nèi)解決。

六、驗收標準：

驗收

項目采取分批次驗收，第一批次、第二批次為10000份，第三批次為10380份，即中標供應(yīng)商完成第一批10000份、第二批10000份，第三批10380份時可申請進行驗收。

1、驗收內(nèi)容

（1）檔案交接驗收：中標供應(yīng)商應(yīng)在每批檔案數(shù)字化加工和自檢全部完成后，向采購人歸還交接檔案并完成檔案的上架工作。要求檔案數(shù)量準確無誤，檔案上架位置無誤（與系統(tǒng)里分配的位置對應(yīng)），拆除裝訂物的檔案需按原位置裝訂，件與件的順序、件內(nèi)順序按原頁碼排列，頁面無損毀，涂改、破損、丟失，對破損、模糊材料采取了補救措施。如有問題，應(yīng)及時返工進行補救。

（2）數(shù)據(jù)成果抽檢：中標供應(yīng)商向采購人提交已完成批次數(shù)字化加工的實體檔案和數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)（目錄數(shù)據(jù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接等），提交驗收必須以中標供應(yīng)商自檢合格為前提。采購人將對提交的檔案數(shù)字化成果的通過數(shù)量、完整性、準確性、可用性和安全性等檢測。

2、驗收標準

（1）達到以下全部要求予以驗收“通過”：

①完成分批次規(guī)定數(shù)量，第一批次、第二批次為10000份，第三批次為10380份。

②按照采購人制定的驗收要求為質(zhì)量標準進行驗收，涉及分類、著錄、掃描、圖像處理、上架等細節(jié)要求均參考采購人制定的驗收要求進行驗收標準的確認。驗收以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化的紙質(zhì)檔案、目錄數(shù)據(jù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接總體質(zhì)量，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不低于10%。整理裝訂及數(shù)字化的檔案質(zhì)量抽檢合格率達到95%以上（含95%)，檔案上架抽檢合格率達到100%。合格率＝抽檢合格檔案卷數(shù)／抽檢檔案總卷數(shù)×100%。檔案整理分類、著錄、裝訂、圖像處理、頁碼編寫等有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢單卷記為“不合格”，若在抽檢檔案中存在上架位置錯誤的情況，抽檢單卷記為“不合格”。低于抽檢合格率則驗收“不通過”，可進行整改，直至驗收“通過”。

③中標供應(yīng)商按中標方案實施，嚴格履行服務(wù)承諾，按照采購人保密、安全、項目實施、其他等要求執(zhí)行，并接受采購人的定期檢查（包含服務(wù)、響應(yīng)、管理等），如在定期檢查中發(fā)現(xiàn)嚴重違反項目要求，驗收“不通過”，可進行整改，直至驗收“通過”。

④未出現(xiàn)驗收一律“不通過”的情形。

3、驗收流程

（1）中標供應(yīng)商在本年度項目完成進度達到分批次數(shù)量后可申請進行驗收，向采購人提出數(shù)據(jù)驗收申請，出具質(zhì)檢報告。

（2）采購人根據(jù)中標供應(yīng)商提交的數(shù)據(jù)驗收申請進行驗收并出具《驗收登記表》。低于抽檢合格率則由成交供應(yīng)商進行整改，并出具整改報告提交采購人，直至驗收通過。

（3）中標供應(yīng)商通過數(shù)據(jù)驗收后，在每批次驗收時還需提交以下文檔作為驗收文本：《項目實施方案書》《項目質(zhì)檢表》《項目管理流轉(zhuǎn)單》《項目人員保密協(xié)議書》等其他項目過程文檔。

（4）達到驗收標準后，該批次驗收通過。項目驗收完成后，中標供應(yīng)商需提交數(shù)字化成果一套（移動硬盤）給采購人作為數(shù)據(jù)備份，并通過完整性、準確性、可用性和安全性檢查，檢測合格后方可辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

（5）中標供應(yīng)商所有電腦硬盤以及數(shù)字化過程中使用過的全部移動存儲介質(zhì)，交采購人現(xiàn)場進行不少于2次的格式化，并通過采購人檢查確保無信息留存。

（6）中標供應(yīng)商需將數(shù)字化加工過程中產(chǎn)生的臨時性、作廢的紙質(zhì)文件，統(tǒng)一采用碎紙機進行銷毀。

（7）中標供應(yīng)商配合出具驗收過程文檔及驗收報告提交給采購人。

七、其他要求：

十二、其它要求

1、中標供應(yīng)商需要配合采購人的工作安排及上班時間：上午9時上班，下午5時下班（夏季：下午5時30分下班）。雙休制，法定節(jié)假日正常休息。如在采購人非上班時間作業(yè)，應(yīng)提前獲得采購人同意。

2、項目實施過程中涉及的加工軟件、打印機、掃描儀等設(shè)施設(shè)備，裝訂線、裝訂盒、打印紙、硒鼓和墨粉等辦公用品及耗材，以及場地內(nèi)用餐用水、設(shè)備維修等配套服務(wù)均由中標供應(yīng)商負責。檔案袋（盒）應(yīng)與采購人現(xiàn)有檔案袋一致。

3、本項目采用費用包干方式結(jié)算，中標供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)項目要求和現(xiàn)場情況，詳細列明項目所需的人工（含加班、差旅等費用）、管理、財務(wù)及所需的設(shè)備、材料等所有費用。如中標后，在項目實施中出現(xiàn)任何遺漏支出，均由中標供應(yīng)商免費提供，采購人不再支付任何費用。

4、中標供應(yīng)商或中標供應(yīng)商在參與本項目的全部過程中（包括但不限于現(xiàn)場踏勘、運輸、安裝、施工、調(diào)試、驗收售后等），應(yīng)負責其派出的所有駐場工作人員的人身意外保險并承擔人身意外事故引發(fā)的責任、損失和所有費用。采購人不承擔中標供應(yīng)商或中標供應(yīng)商駐場工作人員因意外所致的任何責任。

5、如中標供應(yīng)商違反采購需求及合同，采購人有權(quán)提前終止與中標供應(yīng)商的**并更換新的檔案管理機構(gòu)繼續(xù)完成項目，就實際完成驗收的份數(shù)進行結(jié)算。

★6、中標供應(yīng)商檔案中介服務(wù)機構(gòu)登記****檔案局****檔案局以外登記備案的，須于合同簽訂前，****檔案局****檔案局進行備案。2022年7月1日以前備案的中標供應(yīng)商須提供2022年度復(fù)核合格的相關(guān)資料。

7、對于上述項目要求，中標供應(yīng)商應(yīng)在投標文件中進行回應(yīng)，做出承諾及說明。

采購需求僅供參考，相關(guān)內(nèi)容以采購文件為準。